O conceito do workflow é uma sequência de passos necessários para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra, controlando tempo de resposta e ações que devam ser realizadas. Na prática, trata-se da automação de processos de negócio, no qual os documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia e de acordo com um conjunto pré-estabelecido de regras.