Quais são as consequências de não ter uma boa gestão de documentos?

Saiba quais atitudes eliminar de sua gestão de documentos para um ambiente mais produtivo

20/08/2021


Em sua empresa, você já deve ter perdido horas procurando por um documento, não é? Se pararmos para calcular o tempo gasto pelos funcionários arquivando, organizando e procurando documentos, esse cálculo nos mostraria o tamanho de desperdício de tempo e equipe que a empresa está perdendo.

A transformação digital trouxe para empresas de todos os portes, boas soluções para antigos problemas. A automação de processos e digitalização de documentos estão entre os processos modernos que mais trazem impactos positivos para sua empresa, eliminando os velhos vícios no manuseio e tratamento dos documentos.

Essa é a hora da mudança! Esse cenário pode ser alterado, fique atento às consequências de não cuidar da gestão de documentos  e evite as atitudes que listamos a seguir:


Não estabelecer uma política sólida de gestão de documentos

Segundo estudos da Gartner, gastam-se 25 horas recriando documentos perdidos e mais 400 horas anuais, somando o tempo gasto em média, na procura de documentos.

Colocando esses gastos na calculadora, é possível concluir que, sem uma gestão eficiente de documentos, sua empresa não conseguirá manter a produtividade..


Não categorizar a papelada

A expressão “cemitério de papéis” é realidade ainda em muitas empresas. Não classificar os documentos de acordo com suas categorias (notas fiscais, contratos, relatórios, contabilidade, gráficos em vendas) pode levar a catástrofes.

As consequências serão sentidas na perda financeira, principalmente nos casos de envios para a Receita Federal. Novamente, reforça-se a importância de investir em automação de processos, unida  à Business Intelligence. Assim suas informações estarão organizadas e poderão se transformar em insights precisos para sua empresa.


Não cuidar da segurança dos documentos

Atualmente com a implementação da LGPD (Lei Geral de Proteção aos Dados), as empresas têm se atentado mais aos cuidados necessários para manter a privacidade dos dados de seus clientes.

Não cuidar da segurança dos documentos pode ocasionar em perdas ou extravios indevidos. Agora, além de ser um gasto para sua empresa, não ter um sistema de automatização de documentos seguros pode configurar ilegalidade.

Por isso, escolher uma solução tecnológica que esteja alinhada com a nova legislação e conte com recursos como a Assinatura Digital é fundamental para um negócio responsável.


Não ter um sistema digital

Depois dos dados apresentados acima, fica ainda mais claro perceber como a falta de um sistema digital de documentação pode acarretar em uma gestão menos produtiva e com gastos evitáveis.

Conquistar um cenário de produtividade e modernidade para sua empresa é um caminho possível se sua gestão estiver atenta às novas tecnologias. A Arquivoteca é uma empresa especializada em gestão documental que utiliza as soluções e os serviços mais inovadores do mercado como Business Intelligence, Digitalização, Eliminação Segura, e muito mais!


Conte com a Arquivoteca para auxiliar o seu negócio a alcançar sucesso organizacional, proporcionando um ambiente mais integrado e moderno em sua empresa. O nosso papel é cuidar dos seus documentos.


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