Workflow - Saiba como você pode otimizar os processos da sua empresa

Com a velocidade nas ações da era digital, é preciso dinamismo dentro de uma organização.

17/06/2020


Otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa, significa aplicar melhorias a um Workflow já existente, reduzindo assim os custos de operação e aumentando a produtividade.

Quando existe um Workflow em atividade dentro de uma empresa, é possível diminuir o tempo necessário para completar uma tarefa, automatizando os processos e fatores de uma maneira muito mais eficiente.

Mas será que você sabe o que significa essa palavra e como potencializar todos os resultados da sua empresa? Continue a leitura para aprender tudo isso!

Workflow: entenda o que é

Workflow se refere a um determinado fluxo organizacional que pode ser adotado pela gestão de uma empresa, de modo a aumentar a eficiência do trabalho de forma geral, além de criar melhorias contínuas nos processos internos.

Essa palavra inglesa que significa “fluxo de trabalho” é a forma como a empresa organiza todas as rotinas e processos, desde o atendimento ao cliente até o setor administrativo.

Na prática, o Workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em sequência, de forma regular dentro da empresa.

Todos esses processos podem ou não serem automatizados, mas a intenção desse fluxo de trabalho é justamente permitir que a responsabilidade de cada passo seja transmitida de pessoa para pessoa, com coerência.

As vantagens de implementar o Workflow

É de suma importância que os fluxos de trabalho não sejam menosprezados pelos gestores da empresa. 

Isso porque, é muito comum que esses fluxos estejam diretamente relacionados a itens indispensáveis do dia a dia, podendo até mesmo ocasionar a perda de dados essenciais e gastos desnecessários.

Com isso, vamos destacar os principais benefícios da utilização do Workflow:

  • Segurança na transmissão de dados;

  • Garantia de qualidade das informações durante o fluxo;

  • Adequação de normas de Compliance;

  • Facilidade em acompanhar a evolução de processos;

  • Eficácia no direcionamento das ações;

  • Otimização de decisões;

  • Maior visibilidade de responsabilidade e papéis;

  • Rastreamento facilitado de pendências.

Otimização de recursos e tempo

A gestão de tarefas pode ser dificultada se o Workflow correto não estiver em curso, afinal, cada processo adotado requer uma série de ações específicas.

Além disso, esse fluxo vai fornecer todas as informações necessárias para a realização de determinada tarefa, garantindo que os dados corretos sejam coletados em tempo hábil.

Por meio de uma gestão eficiente, é possível economizar recursos e evitar os gastos desnecessários, contribuindo diretamente para impedir “gargalos”.

Da mesma forma, é possível acessar dados históricos de processos, facilitando a tomada de decisões em ações futuras e garantindo muito mais segurança nos processos.

Com um Workflow bem definido, é possível alcançar mais sucesso na execução dos processos de todo negócio!

A ferramenta ideal para a gestão de Workflow

Na Arquivoteca criamos o Workflow de acordo com um conjunto de regras definidas para o seu tipo de negócio, permitindo que a informação seja transmitida de pessoa para pessoa, sempre com controle de ações, prazos e respostas.

Da mesma forma, disponibilizamos a vocês a oportunidade de controlar, gerenciar e realizar auditorias diárias em seus documentos por meio da gestão de processos.

Assim, é possível controlar todos os dados obrigatórios em seu negócio, de modo automatizado, no qual documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia, de acordo com um conjunto pré-estabelecido de regras.

Abra espaço para o futuro com nossas soluções. Solicite uma demonstração do software Horus, e esteja preparado para crescer!

mtcontato@arquivoteca.com.br | contato@arquivoteca.com.br

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