Quanto tempo você deve guardar os documentos da sua empresa?

Guardar e organizar de forma correta os documentos de uma empresa...

29/04/2020


Isso porque a má gestão deles pode provocar prejuízos e até fazer com que o empresário seja obrigado a pagar mais de uma vez por um tributo, por exemplo. 

Atualmente, estas medidas são asseguradas pela Lei Brasileira, de forma bastante rígida. Por isso, além de realizar o pagamento dos tributos, é necessário guardá-los por um período, caso sua apresentação seja necessária. De acordo com esta legislação, documentos contábeis e legais devem ser guardados por pelo menos 5 anos. 

No entanto, em alguns casos a recomendação para armazenamento de documentos trabalhistas – como folha de pagamento e registro eletrônico – é de 10 anos, e o arquivamento de comprovantes como o pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) pode se estender até 30 anos.

Quanto tempo guardar os documentos? 

O prazo para armazenar documentos de forma física varia conforme a especificação do documento, veja abaixo a lista de documentos que, segundo a legislação, devem ser armazenados pelo prazo de 5 anos:

  • Notas fiscais e recibos;
  • Imposto de Renda;
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Livros fiscais;
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Declarações DIPJ, DCTF, DACON;
  • Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
  • Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções.

Prazo para documentos trabalhistas e previdenciários:

Prazo: 2 anos

  • Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio;

Prazo: 5 anos

  • Contribuição previdenciária (GPS);
  • Contribuição sindical (GRCSU);
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais);

Prazo: 10 anos

  • Folha de pagamento;
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;

Prazo: 30 anos

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)

Prazo: Indeterminado

  • Contrato de Trabalho;
  • Livro ou ficha de registro de empregado.

Armazenamento digital de documentos

A melhor solução para armazenar e gerenciar estes documentos de forma segura é por meio da digitalização. Com as soluções disponibilizadas pela Arquivoteca, você facilita todo trabalho de gestão de informações da sua empresa, além de garantir segurança para seus documentos, otimizar os processos internos relacionados a eles e assegurar a transformação digital.

Lembrando que documentos e livros fiscais podem ser armazenados em meio eletrônico mantendo o mesmo valor comprobatório que o original no que diz respeito aos procedimentos de fiscalização. 

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