Possuir processos claros e bem definidos é fundamental para qualquer empresa que deseja se destacar em seu mercado de atuação. Afinal, fazer uma boa gestão dos processos implica alinhar as atividades operacionais ao planejamento estratégico da organização e promover melhorias contínuas em todos os setores.
Para realizar uma boa gestão dos processos, os gestores se dedicam a identificar, documentar e controlar cada etapa produtiva de forma sistemática. Essa é uma ação ininterrupta, visto que os processos estão em constante mudança e devem ser monitorados diariamente.
Neste artigo, falaremos sobre a importância de realizar uma boa gestão de processos e como a Arquivoteca pode ajudar a sua empresa nesse sentido. Confira!
O que é gestão de processos?
Também chamada de Business Process Management (BPM), a gestão de processos consiste no gerenciamento de um negócio através do controle de processos que permitem chegar a uma visão sistêmica e ampla do funcionamento da organização.
Por meio da gestão de processos, é possível integrar as atividades de diferentes setores e sistemas da organização, otimizando o trabalho de toda a equipe. Todo esse esforço é feito para atingir os objetivos e metas da companhia, encontrando gargalos e oportunidades de melhoria em cada etapa de produção.
Em tempos de alta competitividade, nos quais não há espaço para desperdício de tempo nem recursos, contar com um sistema de gestão pode ser a peça-chave para o sucesso de uma empresa.
Softwares de gestão de processos
É de se imaginar que controlar todos os processos de uma empresa não é uma tarefa fácil, principalmente se houver muitas etapas para a entrega do produto ou serviço.
Para isso, existem os softwares de BPM (BPMS), que automatizam boa parte desse trabalho de controle e gestão. São plataformas personalizáveis, que mapeiam os processos, criam fluxos de trabalho e geram gráficos e relatórios para melhor compreensão do cenário da organização.
Por meio desse rastreamento dos recursos (materiais e humanos) da organização, é possível identificar com mais facilidade os pontos de melhoria, possibilitando uma intervenção mais assertiva por parte dos gestores e tornando os processos mais dinâmicos e efetivos.
Gestão de processos da Arquivoteca
Com os serviços de gerenciamento de processos da Arquivoteca, sua empresa estará muito mais próxima de alcançar o sucesso, pois os gestores poderão focar em assuntos estratégicos, deixando as questões operacionais a cargo de um software de gestão eficiente e de confiança.
Confira a seguir os benefícios práticos que a Arquivoteca oferece para sua gestão de processos:
Checklist para validação e controle de documentos físicos e eletrônicos que compõem os processos da organização;
Identificação em tempo real de processos com inconsistências, repetições e pendências, separados por unidades ou departamentos da empresa. Isso reduzirá os riscos de perdas financeiras por falta de controle dos documentos obrigatórios;
Identificação dos documentos de funcionários demitidos que estejam pendentes ou irregulares, possibilitando a realização de avaliações preventivas de risco e o planejamento de provisões financeiras relacionadas a processos por falta de documentação;
Auxílio ao setor jurídico, mantendo as informações sempre à disposição em eventuais demandas trabalhistas;
Controle de obrigatoriedade de documentos, com alertas quando houver necessidade de um novo documento para compor o processo;
Controle de recorrência para manter o processo sempre em conformidade;
Serviço de assinatura eletrônica, para dar ainda mais eficiência na gestão de seus processos.
Ao longo deste artigo, falamos da importância de se realizar uma boa gestão dos processos empresariais. Controlar com efetividade as etapas de produção pode garantir um excelente diferencial competitivo para uma organização, principalmente se contar com um software específico para essa função.
A Arquivoteca ajuda sua empresa a dar um passo em direção ao futuro, cuidando da gestão de seus processos e de seus documentos, com toda expertise que só uma empresa com quase 20 anos de atuação possui.
Conte com a Arquivoteca para realizar a gestão de seus processos. Afinal, cuidar de seus documentos é nosso papel.
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