O desafio de todo gestor é encontrar formas de aumentar a produtividade e otimizar os resultados da empresa. Para isso, é imprescindível que se conheça detalhadamente cada etapa dos processos, além de permitir que todos os colaboradores tenham acesso a essa informação, para que seu trabalho seja mais assertivo.
A modelagem de processos é uma ferramenta que vem sendo muito utilizada por analistas e administradores com o intuito de compreender, comunicar e otimizar seus procedimentos internos.
Neste artigo, falaremos sobre o que é a modelagem de processos e como você pode aplicá-la em sua empresa. Confira!
Modelagem de Processos de Negócio (MPN) ou Business Process Modeling é a técnica aplicada para representar todos os processos da empresa de forma visual, geralmente por meio de fluxogramas ou diagramas.
Esse recurso permite aos gestores documentação, entendimento e análise de todas as atividades realizadas na empresa, permitindo a transformação e a automatização dos processos.
Com a modelagem de processos, é possível que todos os colaboradores tenham uma visão ampla e lógica de todas as etapas do trabalho realizado na empresa.
Mais do que expor visualmente cada etapa atual, essa ferramenta permite que se “modele” os processos de acordo com as necessidades da organização. Por isso, a MPN pode ser explorada para otimizar resultados a curto, médio e longo prazo.
Como dito anteriormente, a modelagem de processos esclarece todos os estágios do processo e os responsáveis pela sua execução, indica possíveis variações e estabelece o nível de importância de cada um para o funcionamento geral da empresa.
Dessa forma, ao rastrear cada etapa, é possível determinar quais são os gargalos e ineficiências e desenvolver soluções para minimizar problemas futuros.
Mas as vantagens da MPN não são somente essas. Confira a seguir os principais benefícios da modelagem de processos:
Contar com um diagrama ou fluxograma que representa visualmente o processo ajuda a documentá-lo e disseminá-lo, alinhando o seu entendimento entre os colaboradores e facilitando a comunicação entre setores diferentes.
Dessa forma, são eliminadas as divergências na hora de nomear e realizar as tarefas. Portanto, a modelagem de processos passa a funcionar como um guia para as pessoas e corrige as lacunas de comunicação.
Ao integrar um novo colaborador a sua equipe, é essencial que ele entenda como funcionam todos os processos organizacionais e conte com um material de suporte para obter uma visão geral do trabalho a ser desenvolvido.
Da mesma forma, quando for oferecer um treinamento de capacitação para seus funcionários, é essencial que eles compreendam o impacto de suas atividades no resultado do produto ou serviço. Nesse sentido, a modelagem de processos esclarece dúvidas de maneira rápida e precisa.
Além de oferecer uma visão detalhada de todos os procedimentos realizados na empresa e permitir encontrar os pontos de melhoria, a modelagem facilita a automação de processos.
Isto porque a diagramação resultante da modelagem pode ser convertida em uma linguagem utilizada por ferramentas de BPMS (Business Process Management System – Sistema de Gestão de Processos do Negócio). Tais ferramentas auxiliam na criação de um fluxo de trabalho (workflow) automatizado, o que otimiza a rotina de trabalho e aumenta o controle sobre as etapas do processo.
Para executar a modelagem de forma assertiva, é necessário seguir alguns passos, como destacamos a seguir. Confira!
Antes de modelar os processos, é preciso compreender como eles funcionam. Por isso, faça um levantamento das atividades, a ordem e por quem elas devem ser executadas. Também é preciso considerar as políticas organizacionais envolvidas em cada etapa.
Essa coleta pode ser feita por meio de entrevista com os colaboradores, dinâmicas em grupo, observação da rotina e análise de documentos importantes.
Neste momento, escolha a notação (formato, padrão de linguagem, conjunto de símbolos) para representar visualmente os processos.
Normalmente, as notações utilizadas são:
– BPMN (Business Process Model and Notation), útil para apresentar o modelo para diversos públicos diferentes.
– Fluxograma: simples e de conhecimento geral, facilita o entendimento do processo de forma rápida.
Após realizar a diagramação (modelagem) dos processos, é preciso gerar um documento compartilhável para todos os colaboradores. É possível utilizar arquivos do Word, PDF, Power Point ou páginas web.
Também é necessário consolidar esse entendimento em todos os setores da empresa, para que toda a equipe esteja alinhada e possa solucionar suas dúvidas de forma rápida e precisa.
Desta forma, a documentação dos processos serve como ponto de partida para realização de melhorias, para transformar e automatizar as atividades.
Nesse artigo, foi descrito, de forma geral, a modelagem de processos e como ela pode ajudar a sua empresa a alcançar melhores resultados a curto, médio e longo prazo.
Com essas informações, você será capaz de compreender o valor da ferramenta e as organizações podem se beneficiar dela.
Conte com a Arquivoteca para realizar a modelagem de seus processos. Afinal, cuidar de seus documentos é nosso papel!
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