A transformação digital não é mais uma mera projeção futurística: trata-se de uma realidade que pode representar o diferencial competitivo para muitas empresas.
Dentre as mudanças ocasionadas por esse novo cenário tecnológico, está a maneira como as organizações fazem a gestão de seus documentos. Em pleno século XXI, não faz mais sentido acumular pilhas de papéis e caixas de arquivos que se deterioram com o tempo.
Com a aprovação da legislação sobre as assinaturas eletrônicas e digitais, a documentação pode ser elaborada, assinada e enviada por meios digitais. O registro de tais informações deve ser feito de forma racional e se adequar à realidade em que o fluxo de informações deve ser rápido e eficiente.
A árvore documental é um processo utilizado para facilitar o acesso a esses arquivos, tão importantes para a parte burocrática e estratégica da empresa.
Conheça um pouco mais sobre o assunto: continue a leitura deste artigo!
Pode parecer óbvio, mas muitas empresas se esquecem: manter a documentação organizada traz inúmeros benefícios, tais como o aumento da produtividade e melhoria do atendimento ao cliente.
Isso porque, com a digitalização e a organização dos documentos, há a possibilidade de acesso aos arquivos durante as atividades rotineiras dentro do local de trabalho, sem a necessidade de se deslocar até a sala onde ficam as caixas com os papéis.
Com tal praticidade, a empresa terá mais agilidade para cumprir as diferentes determinações tanto legais, quanto fiscais, de prova, administrativas ou apenas para fins de pesquisa e informação.
Ao organizar os documentos da empresa, é preciso respeitar os fluxos de trabalho (workflow), visando facilitar o acesso à documentação.
Para isso, a elaboração de uma árvore documental é de grande valor. Esse termo se refere ao organograma e ao fluxo de documentos dentro da empresa, determinados de acordo com a natureza da instituição, seja pública ou privada.
Trata-se de uma estrutura virtual em que todos os documentos do processo são organizados por ordem de inclusão, na vertical. É semelhante ao modo de visualização dos arquivos no “Explorador de Arquivos” do Microsoft Windows, mas de forma muito mais segura e organizada.
A partir da árvore de documentos, é possível criar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos mesmos.
O Plano de Classificação é a atribuição de códigos a cada arquivo, que serão utilizados na Tabela de Temporalidade. Essa tabela se refere aos prazos determinados para a eliminação racional da documentação que não é mais necessária dentro da empresa, por não possuir mais valor probatório ou arquivístico.
Tais ferramentas (árvore documental, plano de classificação e tabela de temporalidade) são essenciais para a elaboração de uma boa gestão documental, que trará enormes benefícios para as empresas e instituições, públicas ou privadas.
A Arquivoteca possui quase 20 anos de experiência no armazenamento, gerenciamento e proteção de informações, aliando alta performance e tecnologia para atender nossos clientes.
Nossos serviços vão desde a gestão de processos até a eliminação segura de documentos, passando pela criação de assinaturas eletrônicas.
A Arquivoteca elabora árvores documentais personalizadas para cada empresa, atendendo às necessidades únicas da organização. Com nosso trabalho, sobra mais tempo e espaço para sua empresa crescer – afinal, cuidar de seus documentos é nosso papel.
Entre em contato para mais informações e dê um passo em direção ao futuro!
mtvendas@arquivoteca.com.br | comercial@arquivoteca.com.br
(67) 3378-3100 | (65) 3611 7999
Preencha o formulário abaixo e entraremos em contato
