Conheça o Enterprise Content Management, que é um composto de metodologias e ferramentas que tem como intuito facilitar o acesso e organização da informação.
Você sabe o que são as soluções de ECM – ou Enterprise Content Management?
Elas surgiram em meio ao processo da transformação digital e têm como propósito principal democratizar a informação para os diversos setores de uma empresa.
Informações soltas e desorganizadas atrapalham a agilidade na execução de processos de uma instituição, além de dificultar o acesso a documentos que são essenciais e, talvez, até mesmo urgentes.
Para quem são destinadas as soluções de Gerenciamento de Conteúdo?
Todas as empresas podem adotar as medidas de ECM, independente do segmento em que se encontram.
Alguns dos setores que já têm utilizado o Enterprise Content Management como uma filosofia em seu negócio:
Veja como as soluções da Arquivoteca podem auxiliar esses diferentes setores clicando em cada um deles.
Além dos segmentos listados, muitos outros podem se beneficiar pela implementação da ECM.
Elementos que compõem a ECM.
A ECM é um grupo de ferramentas, estratégias, metodologias e soluções para o armazenamento e organização das informações. Para isso, esse processo foi dividido em cinco etapas: capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregar.
Confira abaixo cada um desses processos e como eles podem contribuir para o sucesso da sua empresa.
Capturar documentos digitalmente.
Para gerenciar efetivamente os documentos da sua instituição, o primeiro passo é encontrar alternativas para armazená-los e organizá-los online.
Entre eles, encontram-se: contratos, currículos, projetos de pesquisa e notas fiscais.
Armazenar documentos em um banco de dados online.
A transformação digital possibilitou que as empresas pudessem organizar melhor suas informações, de forma com que eles possam ser acessados facilmente por todos os funcionários.
Adotar um sistema de gerenciamento de conteúdo, por exemplo, é uma ótima forma de conquistar vantagens para o seu negócio, como: reduzir tempo, gastos e até mesmo dificuldades que envolvem a gestão de informações.
Gerenciar documentos, independente do lugar onde o funcionário se encontra ou dispositivo utilizado.
Para que essa etapa ocorra de maneira funcional, é preciso primeiro definir permissões de leitura, impressão e download – entre outras funcionalidades – para que cada funcionário possa ter acesso aos documentos que precisa.
Uma vez que isso é feito, muito tempo é economizado ao realizar pesquisas para obter informações.
Com os sistemas avançados dos mecanismos de busca, é possível encontrar palavras-chave dentro de documentos facilmente, facilitando a tarefa de encontrar os arquivos corretos.
Preservar informações e garantir a segurança delas.
Cada tipo de arquivo precisa ser mantido em custódia por uma instituição por um período de tempo determinado. Com as soluções para ECM é possível preservá-los em segurança online até o prazo em que eles puderem ser eliminados.
Entregar informações estruturadas.
Informações estruturadas são dados organizados em um padrão fixo e constante, de acordo com uma estrutura mais rígida. Isso quer dizer que o sistema utilizado tratará o preenchimento de documentos de forma rigorosa para que ocorra uma padronização deles.
Neste artigo tratamos do assunto de como a ECM é uma grande aliada da organização da sua empresa e das etapas que podem ser aplicadas para bem realizá-la.
Conte com a Arquivoteca para auxiliar o seu negócio a alcançar sucesso organizacional através do Enterprise Content Management. O nosso papel é cuidar dos seus documentos.
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