Escanear e digitalizar documentos são duas ações realizadas pelas empresas para alcançarem a transformação digital. Em ambos os casos, os acervos físicos de documentos podem ser eliminados ou significativamente reduzidos e armazenados em mídia digital na nuvem. Essas medidas podem desocupar grandes espaços, reduzindo os custos de aluguel e agilizando as buscas de dados.
Porém, se engana quem pensa que a digitalização e o escaneamento são os mesmos processos. Descubra a diferença a seguir.
Scanners são máquinas que existem na maioria das impressoras tradicionais. É responsável por reproduzir imagens, fotos e textos impressos para o computador, em um processo inverso ao da impressora. Ele faz varreduras na imagem física, por meio de leitura óptica, gerando impulsos elétricos através de um captador de reflexos.
O arquivo pode ser visualizado em formato de imagem sem afetar seu conteúdo. No entanto, existem algumas restrições aos documentos escaneados.
Por se tratar de um formato de imagem, por exemplo, não pode ser encontrado na busca por palavras-chave, o que dificulta o acesso na rotina corrida de trabalho. Portanto, documentos escaneados requerem armazenamento específico em um local de fácil acesso, sem a necessidade de pesquisas regulares no dispositivo ou na nuvem.
A digitalização de documentos é um processo mais atualizado e eficiente. Ele converte arquivos físicos em arquivos eletrônicos por meio de um processo de codificação binária. A migração do formato físico para o digital é feita por meio de conversão completa.
Diferente do escaneamento, o arquivo não fica necessariamente como imagem, ou seja, pode ser encontrado na pesquisa e fornecer diferentes formas de armazenamento e gerenciamento.
Em suma, a digitalização de arquivos é um processo mais seguro e profissional, que facilita imensamente o acesso e controle das informações de uma empresa, a rotina de trabalho e economiza em questão de tempo. Enquanto o escaneamento pode ser feito por qualquer pessoa que tenha uma impressora com scanner.
A Arquivoteca digitaliza seus documentos com total segurança. Todos os nossos arquivos possuem certificação digital.
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