Nos últimos anos, o MEC (Ministério da Educação) editou alguns decretos e portarias, acerca das necessidades das instituições de ensino superior (IES), de digitalizarem todo o acervo acadêmico de forma legal, dentro de um prazo fixado.
A prática passou a ser obrigatória para quem deseja manter-se dentro das normas vigentes, ou seja, além de ser validado pelo MEC, a digitalização é imposta legalmente.
Essa é uma oportunidade das instituições encararem a obrigação como forma de realizar uma gestão de documentos muito mais eficiente, adentrar a era digital e fazer parte da transformação do mercado!
Digitalizar um documento nada mais é que convertê-lo da forma física para formatos digitais. Assim, as informações que antes estavam no papel, ficam organizadas em bits e podem ser processadas por vários dispositivos eletrônicos.
Esse processo pode ser adotado para os documentos de cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, dossiê de alunos, secretaria acadêmica e da direção, entre outros.
A prática não elimina a necessidade de manter documentos em papel, mas possibilita que as instituições realizem uma boa gestão dos documentos acadêmicos, otimizando processos.
A digitalização de documentos em instituições de ensino se tornou uma discussão do MEC no ano de 2013. Com o passar do tempo, o Ministério da Educação foi destrinchando normas a respeito da prática, abordando inclusive a Gestão Eletrônica de Documentos.
Atualmente existem duas portarias e um decreto em vigor, tratando sobre a digitalização desses documentos, além de uma outra portaria que torna obrigatória a emissão de documentos acadêmicos e diplomas no formato digital.
Institui normas sobre a guarda e manutenção do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES), pertencentes ao sistema federal de ensino.
Ela foi a primeira norma a tratar de aspectos sobre a digitalização de documentos em instituições de ensino.
Com objetivo de preservar o acervo das IES e agilizar os processos, traz disposições sobre a destinação final e temporalidade das informações documentadas.
Revogou a portaria anterior, dispondo sobre os procedimentos de monitoramento e supervisão das IES e dos cursos superiores de graduação e pós-graduação, tanto nas modalidades presenciais quanto a distância.
Essa norma regula a digitalização dos documentos acadêmicos dispondo um prazo para que as instituições se adequem às práticas corretas no acervo.
Tornou obrigatória a emissão de documentos acadêmicos e diplomas no formato digital, atendendo as diretrizes de certificação do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A norma traz a GED e a digitalização para gestão dos documentos das IES, mediante a utilização de métodos que garantem total integridade e autenticidade das informações contidas.
Esse regulamento surgiu juntamente a Portaria 315/2018.
Adotar essa prática é extremamente benéfica, pois além de se adequar às normas editadas pelo MEC, evitando possíveis sanções administrativas, as vantagens vão além das conformidades legais.
São muitos os benefícios que podem e devem ser explorados nessa prática:
Forma de tornar a IES mais sustentável, reduzindo impactos ambientais;
Potencializa a segurança, integridade e organização dos dados;
Possibilidade de recuperação de documentos de forma rápida;
Melhora de aproveitamento da infraestrutura por parte das instituições;
Redução de custos operacionais e alta da produtividade dos funcionários;
Diminuição do tempo de execução de solicitações e quantidade de atendimentos presenciais.
Como vimos, a digitalização de documentos em instituições de ensino superior não é somente validada pelo MEC, mas também uma exigência do órgão.
Mas além de estar em dia com exigências legais, essa prática traz vários benefícios para a gestão de forma geral, sendo crucial para melhoria da qualidade do serviço prestado.
Se a sua instituição ainda não adotou a digitalização de documentos acadêmicos como parte dos processos internos, não perca tempo e entre em contato com a Arquivoteca.
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