Como funciona o processo de digitalização?

Você sabe como funciona o processo de digitalização de documentos? 

É um procedimento realizado em seis etapas, que vai da coleta até a contratação de um software ou empresa especializada. O mais indicado é buscar tecnologias de empresas que tenham experiência no assunto. Isso garantirá a integridade dos documentos e a segurança da atividade.

Conheça o processo:

1. Coleta 

Este é o primeiro passo, que consiste em coletar, examinar e registrar documentos físicos. O trabalho deve ser feito com muito cuidado para evitar que nenhum conteúdo ou material seja perdido. 

2. Classificação 

Depois de recolher todos os documentos, é necessário reparar qualquer sujeira ou amassado. Em seguida, eles são esterilizados e objetos como grampos são removidos do papel para evitar danos à digitalização. Assim, a qualidade do material pode ser garantida.

3. Digitalização dos documentos

Nesta etapa, os arquivos precisam ser digitalizados um a um na ordem em que foram armazenados, facilitando o salvamento de todo o material novamente. Os profissionais que executam a tarefa devem se concentrar em remover qualquer sujeira ou problemas da imagem.

4. Indexação

É quando os documentos são organizados dentro do servidor, são armazenados e segmentados por nome, tipo, importância ou data.

5. Consulta

Após a conclusão da indexação, os materiais ficam disponíveis para visualização dos usuários registrados. Dessa forma, o acesso é disponibilizado apenas aos profissionais da empresa para sua consulta.

Contratação de uma empresa especializada

Quando uma empresa decide digitalizar seus documentos, é importante considerar a contratação de uma empresa de alta tecnologia que possa ajudar no processo. 

Isso economiza tempo da equipe e oferece maior garantia de que os dados serão digitalizados com alta qualidade. A digitalização de documentos oferece mais flexibilidade às necessidades da organização e facilita o trabalho em equipe. 

Isso não significa que as empresas não devam manter os arquivos pelo período legalmente exigido, mas permite que os funcionários os acessem a qualquer momento.

A Arquivoteca oferece o serviço de Digitalização de Documentos e muitos outros, desenvolvidos para facilitar a rotina da sua empresa. Entre em contato conosco para saber mais. 

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