4 vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Dados (GED)

Gerenciar e organizar uma volumosa quantidade de documentos diariamente é um processo que pode atrasar a produtividade de uma empresa. Contratos com clientes e fornecedores, licenças e contratação de funcionários geram uma grande quantidade de papéis. 

Pensando nisso, o GED – Gerenciamento Eletrônico de Dados – foi desenvolvido para organizar todas as informações empresariais, transformando documentos de texto, imagens ou voz para o formato digital, com a utilização de um software.

Logo, não é necessário gastos com impressões e cópias de documentos, o que reduz bastante os gastos da empresa – o que, em si, já é uma vantagem. 

Confira outros benefícios que esse gerenciamento pode oferecer à sua empresa: 

1. Segurança dos dados 

Com um software, a gestão de documentos é infinitamente mais segura que da maneira tradicional. Isso porque os arquivos podem ser delimitados com senhas ou com acesso restrito para certos colaboradores. Assim, dados que exigem maior controle e sigilo ficam seguros e disponíveis apenas a quem trabalha com eles.

2. Rápido acesso aos arquivos

Procurar documentos manualmente toda vez que eles são requisitados é um grande atraso e um tempo improdutivo do colaborador que pode ser evitado. Com um software de gestão, é fácil e rápido acessar seus arquivos. Todas as atividades têm uma dinâmica mais organizada e produtiva, já que todos os documentos estão em um sistema acessível.

3. Economia

Como citamos no começo, a economia – tanto de papel, quanto de tempo e, consequentemente, de dinheiro – é uma das grandes vantagens de se digitalizar o processo de gerenciamento de dados. 

Segundo a The World Count, uma organização que produz dados estatísticos em áreas variadas, uma pessoa que trabalha em escritório utiliza pelo menos duas folhas de papel a cada hora – e esse consumo pode custar às empresas até 3% do seu lucro. Com o gerenciamento eletrônico de dados, sua empresa economiza nos três quesitos citados: papel, tempo e dinheiro.

4. Acessibilidade em qualquer lugar

Com os documentos arquivados em nuvem, eles podem ser acessados por qualquer dispositivo com internet, evitando problemas de esquecimento, manuseio e/ou logística, tornando todas as atividades mais simples.

Com a Arquivoteca, você pode gerenciar seus arquivos de forma eletrônica, facilitando a sua rotina e a dos seus colaboradores com todas essas vantagens.  

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