Otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa, significa aplicar melhorias a um Workflow já existente, reduzindo assim os custos de operação e aumentando a produtividade.
Quando existe um Workflow em atividade dentro de uma empresa, é possível diminuir o tempo necessário para completar uma tarefa, automatizando os processos e fatores de uma maneira muito mais eficiente.
Mas será que você sabe o que significa essa palavra e como potencializar todos os resultados da sua empresa? Continue a leitura para aprender tudo isso!
Workflow se refere a um determinado fluxo organizacional que pode ser adotado pela gestão de uma empresa, de modo a aumentar a eficiência do trabalho de forma geral, além de criar melhorias contínuas nos processos internos.
Essa palavra inglesa que significa “fluxo de trabalho” é a forma como a empresa organiza todas as rotinas e processos, desde o atendimento ao cliente até o setor administrativo.
Na prática, o Workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em sequência, de forma regular dentro da empresa.
Todos esses processos podem ou não serem automatizados, mas a intenção desse fluxo de trabalho é justamente permitir que a responsabilidade de cada passo seja transmitida de pessoa para pessoa, com coerência.
É de suma importância que os fluxos de trabalho não sejam menosprezados pelos gestores da empresa.
Isso porque, é muito comum que esses fluxos estejam diretamente relacionados a itens indispensáveis do dia a dia, podendo até mesmo ocasionar a perda de dados essenciais e gastos desnecessários.
Com isso, vamos destacar os principais benefícios da utilização do Workflow:
Segurança na transmissão de dados;
Garantia de qualidade das informações durante o fluxo;
Adequação de normas de Compliance;
Facilidade em acompanhar a evolução de processos;
Eficácia no direcionamento das ações;
Otimização de decisões;
Maior visibilidade de responsabilidade e papéis;
Rastreamento facilitado de pendências.
A gestão de tarefas pode ser dificultada se o Workflow correto não estiver em curso, afinal, cada processo adotado requer uma série de ações específicas.
Além disso, esse fluxo vai fornecer todas as informações necessárias para a realização de determinada tarefa, garantindo que os dados corretos sejam coletados em tempo hábil.
Por meio de uma gestão eficiente, é possível economizar recursos e evitar os gastos desnecessários, contribuindo diretamente para impedir “gargalos”.
Da mesma forma, é possível acessar dados históricos de processos, facilitando a tomada de decisões em ações futuras e garantindo muito mais segurança nos processos.
Com um Workflow bem definido, é possível alcançar mais sucesso na execução dos processos de todo negócio!
Na Arquivoteca criamos o Workflow de acordo com um conjunto de regras definidas para o seu tipo de negócio, permitindo que a informação seja transmitida de pessoa para pessoa, sempre com controle de ações, prazos e respostas.
Da mesma forma, disponibilizamos a vocês a oportunidade de controlar, gerenciar e realizar auditorias diárias em seus documentos por meio da gestão de processos.
Assim, é possível controlar todos os dados obrigatórios em seu negócio, de modo automatizado, no qual documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia, de acordo com um conjunto pré-estabelecido de regras.
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