Digitalização de documentos em instituições de ensino

A digitalização de documentos nas instituições de ensino superior (IES) é prática obrigatória para manter-se dentro das normas.

25/06/2020


Nos últimos anos, o MEC (Ministério da Educação) editou alguns decretos e portarias, acerca das necessidades das instituições de ensino superior (IES), de digitalizarem todo o acervo acadêmico de forma legal, dentro de um prazo fixado.

A prática passou a ser obrigatória para quem deseja manter-se dentro das normas vigentes, ou seja, além de ser validado pelo MEC, a digitalização é imposta legalmente.

Essa é uma oportunidade das instituições encararem a obrigação como forma de realizar uma gestão de documentos muito mais eficiente, adentrar a era digital e fazer parte da transformação do mercado!

A digitalização documentação nas IES


Digitalizar um documento nada mais é que convertê-lo da forma física para formatos digitais. Assim, as informações que antes estavam no papel, ficam organizadas em bits e podem ser processadas por vários dispositivos eletrônicos.

Esse processo pode ser adotado para os documentos de cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, dossiê de alunos, secretaria acadêmica e da direção, entre outros.

A prática não elimina a necessidade de manter documentos em papel, mas possibilita que as instituições realizem uma boa gestão dos documentos acadêmicos, otimizando processos.

A regulamentação do MEC


A digitalização de documentos em instituições de ensino se tornou uma discussão do MEC no ano de 2013. Com o passar do tempo, o Ministério da Educação foi destrinchando normas a respeito da prática, abordando inclusive a Gestão Eletrônica de Documentos.

Atualmente existem duas portarias e um decreto em vigor, tratando sobre a digitalização desses documentos, além de uma outra portaria que torna obrigatória a emissão de documentos acadêmicos e diplomas no formato digital.

Institui normas sobre a guarda e manutenção do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES), pertencentes ao sistema federal de ensino.

Ela foi a primeira norma a tratar de aspectos sobre a digitalização de documentos em instituições de ensino.

Com objetivo de preservar o acervo das IES e agilizar os processos, traz disposições sobre a destinação final e temporalidade das informações documentadas.

Revogou a portaria anterior, dispondo sobre os procedimentos de monitoramento e supervisão das IES e dos cursos superiores de graduação e pós-graduação, tanto nas modalidades presenciais quanto a distância.

Essa norma regula a digitalização dos documentos acadêmicos dispondo um prazo para que as instituições se adequem às práticas corretas no acervo.

Tornou obrigatória a emissão de documentos acadêmicos e diplomas no formato digital, atendendo as diretrizes de certificação do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A norma traz a GED e a digitalização para gestão dos documentos das IES, mediante a utilização de métodos que garantem total integridade e autenticidade das informações contidas.

Esse regulamento surgiu juntamente a Portaria 315/2018.

Benefícios da digitalização de documentos em instituições de ensino


Adotar essa prática é extremamente benéfica, pois além de se adequar às normas editadas pelo MEC, evitando possíveis sanções administrativas, as vantagens vão além das conformidades legais.

São muitos os benefícios que podem e devem ser explorados nessa prática:

  • Forma de tornar a IES mais sustentável, reduzindo impactos ambientais;

  • Potencializa a segurança, integridade e organização dos dados;

  • Possibilidade de recuperação de documentos de forma rápida;

  • Melhora de aproveitamento da infraestrutura por parte das instituições;

  • Redução de custos operacionais e alta da produtividade dos funcionários;

  • Diminuição do tempo de execução de solicitações e quantidade de atendimentos presenciais.

Avança com a Arquivoteca


Como vimos, a digitalização de documentos em instituições de ensino superior não é somente validada pelo MEC, mas também uma exigência do órgão.

Mas além de estar em dia com exigências legais, essa prática traz vários benefícios para a gestão de forma geral, sendo crucial para melhoria da qualidade do serviço prestado.

Se a sua instituição ainda não adotou a digitalização de documentos acadêmicos como parte dos processos internos, não perca tempo e entre em contato com a Arquivoteca.

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